Gemeindeschreiber Othmar Zihlmann hat seit dem 1. Juli auch die Stelle als Verwaltungsleiter inne

Nach einer mehrjährigen Vorbereitungszeit führte die Gemeinde Merenschwand das Verwaltungsleitermodell ein. Dies bietet eine Entlastung des Gemeinderats. Eine Professionalisierung und Effizienz in der operativen Verwaltung sollen künftig genügend gute Leute für offene Mandate bringen.

Welche Gemeinde hat heute nicht Mühe, gute, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten für offene Mandate zu finden? Alte, starre Prozesse, überholte Strukturen und eine übermässig grosse Belastung sind keine Motivation, sich zu engagieren. Dazu kommen die hohen Anforderungen in Beruf und Familie, das sind keine Voraussetzungen, um ein zusätzlich belastendes öffentliches Amt anzunehmen. Diesem Phänomen tritt die Gemeinde Merenschwand entgegen. Sie hat vor drei Jahren Othmar Zihlmann als Gemeindeschreiber eingestellt. Zihlmann, der zuvor in Adligenswil LU Gemeindeschreiber war, kennt sich mit dem Verwaltungsleitermodell aus. Adligenswil praktiziert das Verwaltungsleitermodell bereits seit mehreren Jahren.

In den vergangenen drei Jahren wurde in den Vorarbeiten zum Strukturwechsel die Verwaltung durchleuchtet. Die operative Umsetzung wird künftig in der Verwaltung vollzogen. In diesem Zusammenhang wurden die Namen der sechs Abteilungen neu definiert. Im neuen Modell haben die Abteilungsleitenden der sechs Bereiche Immobilien, Finanzen, Soziales, Bildung, Bau und Planung sowie Zentrale Dienste mehr Verantwortung und Kompetenzen.

Gemeinderat fokussiert sich auf strategische Arbeit

Früher musste die Verwaltung vor dem Wochenende stapelweise Akten bereitlegen. Die Gemeinderäte hatten am Sonntag Zeit, sich durch einen Berg von Akten auf den aktuellen Stand zu bringen. Damit sie am Montag an der Ratssitzung ihre Geschäfte vertreten konnten. Dank der elektronischen Verwaltung können heute die Gemeinderäte von überallher auf ihrem Tablet, Telefon oder Computer die Akten studieren. Sie können Notizen einfügen und sich dafür die Zeit selbst einteilen.

Künftig wird sich der Gemeinderat fokussiert auf seine strategischen Aufgaben aus den Legislaturzielen fokussieren können. Die Arbeitslast soll sich mit dem neuen Modell merklich reduzieren. Aus seiner Erfahrung weiss der Gemeindeschreiber, «die Bürger gehen mit ihren Anliegen zu Gemeinderäten». Sollte der Gemeinderat feststellen, «‹wir vermissen etwas›, wird es künftig auch möglich sein, dass dieses Anliegen wieder zum Gemeinderat geht», so Zihlmann. Die Verantwortung der Umsetzung der Beschlüsse geben die Gemeinderäte ab. «Dies wird Zeit brauchen», auch dessen ist sich Zihlmann bewusst. «Dass strategische und operative Prozesse getrennt werden, dies braucht seine Zeit. Das ist menschlich, bis es für alle selbstverständlich wird.»

Aus dem Gärtli-Denken ausbrechen

Merenschwand und Benzenschwil haben vor ein paar Jahren fusioniert. Im Gemeinderat hat es Mitglieder beider Dorfteile. Dazu ist die Verwaltung und Politik stets darauf bedacht, dass der gemeinsame Dorfgedanke gelebt wird und die beiden Dorfteile sich als Einheit wahrnehmen.

Dieses Hinausschauen über den Garten respektive die Abteilung lebt die Verwaltung mit ihren drei Standorten ebenfalls. Für Zihlmann, der die Leitung der sechs Abteilungsleitenden innehat, ist die Situation eine Herausforderung. «Zu spüren, wie es so läuft in den Abteilungen und Teams», ist für den Gemeindeschreiber wichtig.

Ab Mitte August wird deshalb jeden Dienstag ein gemeinsames «Znüni» stattfinden, an dem die Gemeindeverwaltung der drei Standorte zusammenkommt. Die gemeinsamen Pausen sollen dazu dienen, sich besser kennenzulernen und einen Austausch zu führen. Die Abteilungen erhalten künftig eine Plattform, um den Kolleginnen und Kollegen ihre Arbeit näherzubringen. Dies soll das Miteinander in der Verwaltung fördern. Zihlmann ist bewusst, «der Prozess, in dem wir uns befinden, benötigt Zeit, Vertrauen und Unterstützung».

Die neuen Aufgaben der Abteilungsleiter in der Verwaltung

Die Abteilungsleitenden erhalten zu ihren fachlichen Kompetenzen Management- und Führungsaufgaben. Aufgaben wie Personalführung, Budget und langfristige Planungen. Zusätzlich wurden sie eingebunden in die Überprüfung, Durchleuchtung und Optimierung der Prozesse. Othmar Zihlmann erklärt: «Sie werden zum Beispiel künftig mit ihren Teams definieren, wer welche Weiterbildungen besuchen wird.» Damit die Verwaltung effizienter wird. Dabei legen sie mit dem Controlling Rechenschaft über ihre Arbeiten ab. Diese zusätzlichen Aufgaben bieten eine Attraktivität für die jeweiligen Stellen.

Dies betrifft auch den zurzeit gesuchten Abteilungsleiter «Bau und Planung». Sein Vorgänger Köbi Beck wird in zweieinhalb Jahren in Pension gehen. Zihlmann strebt an, die Stelle des neuen Leiters auf Anfang des kommenden Jahres zu besetzen, um ihm so die Managementaufgaben zu übertragen. In der verbleibenden Zeit soll die Abteilung von den Erfahrungen und dem Wissen des aktuellen Stelleninhabers profitieren. --vaw