Die Informatik der Gemeindeverwaltung soll komplett erneuert werden

Die heutige ICT-Lösung auf der Verwaltung hat das Ende ihrer Lebensdauer erreicht. Dies ist der ideale Zeitpunkt für einen Systemwechsel. In Zukunft will die Gemeinde den Grossteil der Infrastruktur mieten und auch viele Dienstleistungen extern vergeben. Jetzt liegen der Bericht und Antrag dazu vor.

Chregi Hansen

Wie in allen Branchen wird auch auf der Verwaltung eine moderne und gut funktionierende Informatik immer wichtiger. Moderne digitale Werkzeuge führen in der Arbeit zu schnelleren und besseren Ergebnissen und zu mehr Servicequalität. Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen erwarten heute auch von einer Gemeinde einfache, schnelle und rund um die Uhr verfügbare digitale Angebote.

Bislang war die Gemeinde Wohlen mehrheitlich selbst für ihre Informatik besorgt. Sie betreibt drei physische Rechenzentren und 50 virtuelle Server und hat 34 Notebooks und 154 weitere Arbeitsgeräte im Einsatz und kümmert sich um 107 Applikationen. Die Mehrheit der Geräte stammt aus dem Jahr 2016 – im IT-Bereich sind das Welten – und müssen daher dringend ersetzt werden. Gleichzeitig möchte die Gemeinde einen Grossteil der Aufgaben im ICT-Bereich an einen externen Partner übergeben. Dies hat der Gemeinderat so in seiner ICT-Strategie festgehalten, die der Einwohnerrat zur Kenntnis genommen hat.

Im kommenden Jahr soll nun der Wandel stattfinden. So sollen nicht nur alle Geräte ersetzt, sondern auch der ICT-Betrieb neu strukturiert werden. Vor allem setzt die Gemeinde in Zukunft ein externes Rechenzentrum. «Mit der geplanten Migration auf eine Cloud-basierte ICT-Lösung stellt die Gemeinde Wohlen den langfristig sicheren, wirtschaftlichen und professionellen Betrieb ihrer Informatik sicher», heisst es dazu im Bericht, der gestern veröffentlicht wurde.

Mehr Schutz und Anpassung schneller möglich

Die Vorteile liegen in beiden Bereichen auf der Hand. Das Mietmodell für die Geräte ermöglicht eine bedarfsgerechte Skalierbarkeit und sorgt für planbare Betriebskosten, ohne dass hohe Anfangsinvestitionen erforderlich sind. Und der Betrieb der Server in einem externen Rechenzentrum gewährleistet die erforderlichen Schutzmassnahmen sowie geeignete Räumlichkeiten für den sicheren und zuverlässigen Betrieb. Bei einem Ausfall wird der Betrieb innert kurzer Zeit durch ein zweites, unabhängiges Rechenzentrum übernommen, wodurch eine hohe Ausfallsicherheit gewährleistet ist.

Auftrag vergeben unter Vorbehalt

Die Gemeinde hat auch schon in einem zweistufigen Verfahren nach einem passenden Partner gesucht. Die Wahl fiel dabei auf die Firma Bechtle Schweiz AG. Die Firma mit Hauptsitz in Mägenwil und Standorten in der ganzen Schweiz ist einer der führenden IT-Dienstleister des Landes und hat im Verfahren am meisten überzeugt. «Das offerierte Lösungskonzept erfüllt die gestellten Anforderungen vollumfänglich zu einem sehr attraktiven Preis. Und mit mehr als 100 Kunden im Bereich Öffentlicher Sektor, KMU und Grossunternehmen wird die nötige Erfahrung für ein solches Projekt mitgebracht», heisst es dazu im Bericht. Zudem kann das Unternehmen den Zeitplan mit einer geplanten Einführung im Sommer 2026 einhalten. Vorbehaltlich des Entscheids durch das Parlament wurde der Auftrag daher bereits erteilt.

Das Parlament muss nun über zwei Anträge entscheiden. Zum einen über einen einmaligen Kredit in der Höhe von 264 000 Franken für die Migration der ICT-Struktur und über jährlich wiederkehrende Kosten von 398 000 Franken für die Dienstleistungen. In diesem zweiten Betrag sind die jährlichen Mietkosten für die Neubeschaffung einer modernen Arbeitsplatzinfrastruktur für die gesamte Gemeindeverwaltung (Laptop, 2 Bildschirme je Arbeitsplatz, Maus, Tastatur sowie Headset) sowie die Lizenzen für die Software inklusive. Zum Vergleich: Heute beträgt der Aufwand für die ICT-Struktur rund 495 000 Franken pro Jahr. Auch die Sicherstellung des Supports sowie ein Pikettdienst sind im Vertrag enthalten.

Informatikabteilung entlasten

Der Systemwechsel bringt weitere Vorteile. Dadurch wird die bestehende Informatikabteilung der Gemeinde weitestgehend von technischen Aufgabenstellungen entlastet werden und kann sich voll und ganz auf die Unterstützung der Nutzer, die Beratung der Fachstellen und die Mitwirkung bei der Umsetzung von neuen Digitalisierungsprojekten fokussieren. Dadurch ist es auch nicht nötig, das Stellenpensum der Informatikabteilung von 200 auf 280 Prozent zu erhöhen, wie es ursprünglich geplant und bewilligt war. Zudem sollen die jetzt eingesetzten Geräte, welche noch weiterverwendet werden können, veräussert werden. Ob und welchen Ertrag dies in die Kasse spült, wurde noch nicht errechnet.

Der Gemeinderat sieht erhebliche Vorteile im Systemwechsel. «Der Schritt vom Eigenbetrieb hin zu einem modernen Dienstleistungsmodell entspricht den aktuellen technologischen und organisatorischen Anforderungen an eine leistungsfähige Verwaltung. Die Bürgerinnen und Bürger sowie die Unternehmen profitieren als Kundschaft von einer effizienteren Verwaltung, verbesserten Dienstleistungen und höherer Verfügbarkeit digitaler Angebote. Durch die enge Partnerschaft mit einem erfahrenen Anbieter wird zudem die technologische Weiterentwicklung der ICT dauerhaft gewährleistet. Insgesamt bedeutet der Systemwechsel einen wichtigen Schritt in Richtung einer modernen, serviceorientierten und zukunftsfähigen Gemeindeverwaltung Wohlen», schreibt er in seinem Bericht.