Gemeinderat möchte 133 000 Franken in die Informatik investieren

Die Joner Gemeindeverwaltung soll digital auf den neuesten Stand gebracht werden. So ist zum Beispiel eine elektronische Aktenablage vorgesehen. Über den Kredit stimmen die Einwohner an der Gemeindeversammlung vom 10. Mai ab.

Roger Wetli

Schneller, besser und vor allem digitaler wird die Joner Gemeindeverwaltung bis Ende Jahr, sagen die Stimmberechtigten «Ja» zum Kredit für die neue IT-Fachlösung und die Einführung eines Geschäftsverwaltungssystems. Das tut laut Gemeindeschreiber Lorenz Staubli Not.

Keine neuen Technologien mehr

Die Verwaltung arbeitet seit 15 Jahren mit der Gemeindefachlösung «WWSoft» der Ruf Informatik AG. Diese wurde inzwischen durch eine andere Firma übernommen. «Unsere aktuelle Gemeindefachlösung erfährt seit längerer Zeit keine neuen Technologien mehr. So wird zum Beispiel auf die Digitalisierung verzichtet. Buchungsbelege werden auch in Zukunft nicht eingescannt werden können», so Staubli. «Der bisherige Anbieter belässt die Anpassungen auf den gesetzlich notwendigen Neuerungen.» Das genüge den heutigen Anforderungen aber nicht mehr. So seien in den letzten Jahren mit der zunehmenden Digitalisierungen neue Lösungen entwickelt worden, die zu einer weiteren Steigerung der Effizienz in allen Verwaltungsabteilungen beitragen.

Moderner und automatischer

Über ein Jahr lang beschäftigte sich deshalb die Gemeindeverwaltung mit der Erneuerung der Gemeindefachlösung, holte diverse Offerten ein, liess sich durch eine externe Firma beraten und besichtigte auch andere Verwaltungen, die bereits über entsprechende Lösungen verfügen. Das jetzt anvisierte Programm stammt von einer Firma aus Rotkreuz.

Es wird die Verwaltung stark modernisieren. «Im Mittelpunkt der Erneuerung steht die Digitalisierung und Automatisierung», gibt der Gemeindeschreiber Einblick. «In Zukunft werden noch mehr Belege automatisch verbucht werden können. Die Belegablage wird elektronisch erfolgen und Belege können auch mit einer Volltextsuche gefunden werden.» Ebenfalls soll mit der Einführung per 1. Januar 2022 auf QR-Rechnungen umgestellt und E-Rechnungen angeboten werden. Zusätzlich soll ein Geschäftsverwaltungssystem gekauft werden. Dieses wird die Arbeit des Gemeinderates vereinfachen und entlasten. «Da künftig sämtliche Geschäfte mit den dazugehörenden Akten wie zum Beispiel E-Mails, Korrespondenz oder Pläne elektronisch verfügbar sein werden, haben die Gemeinderäte jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf sie», so Lorenz Staubli.

Heute sei ein Grossteil der Akten physisch im Gemeindearchiv abgelegt. «Möchte ein Ratsmitglied etwas nachschauen, muss es vorbeikommen, oder die Akten müssen hervorgesucht, eingescannt und zugestellt werden.» Das Aktenstudium vor den Sitzungen könne künftig von zu Hause aus erledigt werden und nicht wie bisher im Gemeindehaus.

Produktivität steigern

Aber auch die Gemeindeverwaltung wird entlastet. So würden diverse Aspekte eines Geschäftsverwaltungssystems die Produktivität der Verwaltung deutlich steigern. Der Gemeindeschreiber zählt verschiedene Beispiele auf: «Der Aufwand beim Suchen von Akten und Dokumenten wird erheblich reduziert, die Vorbereitung und Verarbeitung einer Gemeinderatssitzung gestaltet sich einfacher, die Arbeit im Homeoffice wird erleichtert, da die Dokumente elektronisch abrufbar sind und die Kontrolle von Geschäften und Terminen wird vereinfacht.»

Unveränderte Hardware

Erfährt die Software eine totale Erneuerung, bleibt die Hardware unverändert bestehen. Für diese wird an der Zusammenarbeit mit der Hürlimann Informatik AG in Zufikon festgehalten. «Insbesondere im Hardware-Bereich ist ein regionaler Anbieter von Vorteil», weiss Staubli. «Dieser ist regelmässig im Hause und wir können gegenseitig von kurzen Anfahrtswegen profitieren.»

Umsetzung innerhalb eines halben Jahres

Sagen die Stimmberechtigten zum Kredit «Ja», soll die Umstellung kurz darauf innert eines halben Jahrs umgesetzt werden. Diese Zeit sei nötig, da die Migration der Daten von der alten auf die neue Software, die Bereinigung der Daten sowie das Festlegen von Einstellungen und Parametern in den neuen Fachlösungen komplex sei. Lorenz Staubli sieht denn auch gewisse Herausforderungen auf die Verwaltung zukommen: «Die Einführung wird eine Umstellung verschiedener Arbeitsprozesse zur Folge haben, wie etwa die Vorbereitung von Gemeinderatssitzungen. Es müssen Zugriffsberechtigungen definiert werden.» Diese organisatorischen Anpassungen sowie die Einführung der Mitarbeiter in die neue Software werde während der Implementationsphase einige Ressourcen binden. «Geplant ist, dass wir Ende Jahr alles fertig vorbereitet haben.»

Die Traktanden

Die Einwohnergemeindeversammlung in der Mehrzweckhalle findet am Montag, 10. Mai, statt und startet um 20 Uhr. Die Traktanden sind: 1. Protokoll vom 9. November. – 2. Rechenschaftsbericht 2020. – Jahresrechnung 2020. – Abrechnung Rückbau Ölheizung und Neubau einer Holzpellet-Heizungsanlage für die gesamten Schul- und Mehrzweckanlagen der Kreisschule Kelleramt und der Gemeinde Jonen, Anteil Jonen. – 5. Kredit über 133 000 Franken für die Erneuerung der IT-Gemeindefachlösung und die Einführung eines Geschäftsverwaltungssystems (Gever). – 6. Gemeinderatsentschädigungen für das Jahr 2020. – Verschiedenes.

Im Anschluss startet die Ortsbürgergemeindeversammlung. Deren Traktanden sind: 1. Protokoll vom 9. November. – 2. Rechenschaftsbericht 2020. – Jahresrechnung 2020. – 4. Verlängerung der befristeten Kompetenzübertragung an den Gemeinderat im Bereich des Grundstückverkehrs für die Legislaturperiode 2022/2025. – 5. Verschiedenes.